الهدف العام

• تمكين المشاركين من تخطيط وتنظيم وتنفيذ الفعاليات والعمليات اللوجستية بكفاءة، والتنسيق مع الأطراف والموردين، وإدارة الموارد والمخاطر، وضمان جودة تجربة المشاركين وتحقيق أهداف الفعالية.

الأهداف التفصيلية للبرنامج

• تحديد أهداف الفعالية ونطاقها والفئات المستهدفة.
• إعداد خطة عمل وجدول زمني للفعالية.
• تحديد المهام والأدوار والمسؤوليات.
• تخطيط الاحتياجات التشغيلية واللوجستية.
• اختيار الموقع وتخطيط حركة المشاركين داخله.
• تنظيم التسجيل والاستقبال والضيافة والنقل والتجهيزات.
• إعداد متطلبات الموردين ومتابعة أدائهم.
• بناء برنامج تنفيذي تفصيلي ليوم الفعالية.
• تنظيم التواصل بين فرق العمل أثناء التنفيذ.
• تحديد المخاطر وإعداد خطط الاستجابة البديلة.
• التعامل مع المشكلات والمواقف الطارئة.
• مراقبة جودة التنفيذ وتجربة المشاركين.
• إعداد تقرير ختامي يتضمن النتائج والدروس المستفادة.

اليوم الأول: تخطيط الفعالية وبناء الخطة التنفيذية

المحور الأول: تحديد إطار الفعالية

•  تحديد الغرض والنتائج المطلوبة.
• تحديد نوع الفعالية وحجمها.
• التعرف على الجمهور والفئات المستهدفة.
• تحديد نطاق العمل والقيود الأساسية.
• حصر أصحاب المصلحة والشركاء.
• تحديد مؤشرات نجاح الفعالية

المحور الثاني: بناء خطة العمل

• تقسيم الفعالية إلى مراحل ومهام. 
• تحديد المسؤول عن كل مهمة. 
• وضع المواعيد ونقاط التسليم. 
• تحديد العلاقات بين المهام. 
• إعداد جدول زمني للتحضير والتنفيذ. 
• تنظيم المتابعة والاجتماعات التنسيقية. 

المحور الثالث: تحديد الموارد والميزانية الأولية

• حصر الموارد البشرية والفنية واللوجستية. 
• تقدير بنود التكلفة الأساسية. 
• تحديد ما سينفذ داخلياً وما يحتاج إلى مورد. 
• ترتيب المتطلبات وفق الأولوية. 
• وضع احتياطي للاحتياجات غير المتوقعة. 

التطبيق العملي

إعداد بطاقة تخطيط لفعالية حكومية تتضمن:

• الهدف. 
• الجمهور المستهدف. 
• نطاق الفعالية. 
• المهام الرئيسة. 
• المسؤوليات. 
•  الجدول الزمني. 
• مؤشرات النجاح. 

مخرج اليوم : خطة أولية وجدول زمني للفعالية.

اليوم الثاني: تخطيط وإدارة العمليات اللوجستية

المحور الرابع: اختيار وتجهيز موقع الفعالية

• تحديد معايير اختيار الموقع. 
• تقدير الطاقة الاستيعابية. 
• توزيع مناطق التسجيل والاستقبال والجلوس. 
• تخطيط مسارات الدخول والخروج والحركة. 
• مراعاة إمكانية الوصول لذوي الإعاقة. 
• تحديد احتياجات الأمن والسلامة والطوارئ. 

المحور الخامس: إدارة الخدمات اللوجستية

• التسجيل وإدارة بيانات المشاركين. 
• استقبال الضيوف وتوجيههم. 
• النقل والمواقف والإقامة عند الحاجة. 
• الضيافة والإعاشة. 
• الأثاث والمنصات واللوحات الإرشادية. 
• التجهيزات الصوتية والمرئية والاتصال. 
• المواد المطبوعة والهدايا والحقائب. 

المحور السادس: إدارة الموردين والمتعهدين

• إعداد وصف واضح للخدمة المطلوبة. 
• تحديد المخرجات والمواعيد ومعايير القبول.
• تنسيق أعمال الموردين داخل الموق. 
• متابعة التجهيز والتسليم. 
• فحص جودة الخدمات قبل الفعالية. 
• توثيق الملاحظات وأوجه القصور. 

التطبيق العملي

• إعداد خطة لوجستية لفعالية تتضمن:
• مخطط الموقع. 
• قائمة الاحتياجات. 
• جدول التسليمات. 
• مسؤولية كل مورد. 
• نقاط الفحص والقبول. 
• خطة حركة المشاركين والضيوف. 

 اليوم الثالث: إدارة التنفيذ والمخاطر أثناء الفعالية

المحور السابع: إدارة يوم الفعالية

• إعداد برنامج التنفيذ الزمني التفصيلي. 
• توزيع فرق العمل والمناوبات. 
• إجراء فحص ما قبل الافتتاح. 
• تنظيم نقطة الاتصال المركزية. 
• متابعة الفقرات والتجهيزات والخدمات. 
• إدارة التغييرات والتأخير أثناء التنفيذ. 
• تنظيم التواصل وإصدار التعليمات. 

المحور الثامن: إدارة تجربة المشاركين

• تسهيل التسجيل والدخول. 
• وضوح الإرشادات والمعلومات. 
• سرعة الاستجابة للاستفسارات. 
• تنظيم حركة الحضور ومنع الازدحام. 
• متابعة الضيافة والنظافة والتجهيزات. 
• التعامل المهني مع الشكاوى. 
• مراعاة كبار الشخصيات والضيوف وفق متطلبات الفعالية. 

المحور  التاسع: إدارة المخاطر والطوارئ

•  تحديد المخاطر التشغيلية المحتملة. 
• تقييم احتمال الخطر وتأثيره. 
• وضع إجراءات وقائية. 
• إعداد البدائل للتجهيزات والخدمات الأساسية. 
• تحديد آلية التصعيد واتخاذ القرار. 
• التعامل مع غياب متحدث أو تأخر مورد أو عطل تقني. 
• توثيق الحوادث والإجراءات المتخذة. 

التطبيق العملي

محاكاة تشغيل فعالية تواجه عدة مواقف، مثل:

• تأخر مورد. 
• تعطل جهاز العرض. 
• زيادة عدد الحضور. 
• ازدحام التسجيل. 
• تغيير مفاجئ في البرنامج. 
• شكوى أحد الضيوف. 
• يحدد المشاركون الأولويات، والمسؤوليات، وإجراءات المعالجة والتواصل.
• مخرج اليوم: برنامج تشغيل الفعالية وسجل المخاطر وخطة الاستجابة.

اليوم الرابع: مراقبة الجودة والتقييم والإغلاق

المحور العاشر: متابعة جودة التنفيذ

• استخدام قوائم الفحص التشغيلية. 
• التحقق من جاهزية الموقع والخدمات. 
• متابعة الالتزام بالبرنامج الزمني. 
• مراقبة أداء الموردين وفرق العمل. 
• رصد ملاحظات المشاركين. 
• معالجة أوجه القصور أثناء التنفيذ. 

المحور الحادي عشر: قياس نجاح الفعالية

• قياس الحضور والمشاركة. 
• قياس رضا المشاركين. 
• تقييم جودة التنظيم والخدمات. 
• مقارنة النتائج بالأهداف. 
• قياس الالتزام بالميزانية والجدول. 
• توثيق المشكلات والإجراءات التصحيحية. 

المحور الثاني عشر: إغلاق الفعالية

• استلام الخدمات والمخرجات من الموردين. 
• حصر المواد والأصول وإعادتها. 
• مراجعة المطالبات والمصروفات. 
• إغلاق الالتزامات والمهام المتبقية. 
• عقد اجتماع المراجعة بعد الفعالية. 
• توثيق الدروس المستفادة والتوصيات. 
• إعداد التقرير الختامي. 

التطبيق الختامي

يعد المشاركون ملفاً تنفيذياً متكاملاً لفعالية حكومية مختارة، يشمل:

• أهداف الفعالية. 
• خطة العمل. 
• الجدول الزمني. 
• خطة الموقع والخدمات اللوجستية. 
• توزيع الأدوار. 
• برنامج يوم التنفيذ. 
• سجل المخاطر. 
• معايير الجودة. 
• نموذج التقييم والتقرير الختامي. 
• مخرج اليوم: ملف إدارة فعالية متكامل وقابل للتنفيذ.

الفئة المستهدفة:

• موظفو إدارات الفعاليات والمؤتمرات.
• موظفو العلاقات العامة والاتصال المؤسسي.
• موظفو المراسم والبروتوكول.
• موظفو الخدمات الإدارية والمساندة.
• موظفو المشتريات والعقود.
• منسقو البرامج والمبادرات.
• أعضاء فرق تنظيم الفعاليات.
• الموظفون المكلفون بالتنسيق مع الموردين والمتعهدين

الكفاءات والجدارات التدريبية:  

• تخطيط وتنظيم الفعاليات.
• إدارة العمليات اللوجستية.
• إعداد الجداول الزمنية.
• تنسيق فرق العمل.
• إدارة الموردين والمتعهدين.
• تنظيم المواقع وحركة المشاركين.
• إدارة الموارد والتجهيزات.
• التواصل والتنسيق التشغيلي.
• إدارة المخاطر والطوارئ.
• حل المشكلات واتخاذ الإجراءات السريعة.
• مراقبة الجودة.
• إدارة تجربة المشاركين.
• تقييم الفعاليات وإعداد التقارير.
• إدارة الأولويات والعمل تحت الضغط.

أساليب التدريب:

• الشرح التطبيقي المختصر.
• ورش تخطيط الفعاليات.
• دراسة حالات واقعية.
• تمارين إعداد الجداول وقوائم التجهيز.
• محاكاة تشغيل يوم الفعالية.
• لعب الأدوار في التعامل مع الضيوف والموردين.
• سيناريوهات المشكلات والطوارئ.
• تصميم مخطط الموقع وحركة المشاركين.
• المناقشات الجماعية الموجهة.
• تقييم خطط الفعاليات بين المشاركين.
• إعداد مشروع تطبيقي متكامل.
• التغذية الراجعة المباشرة من المدرب..

العائد من البرنامج

• أولاً- العائد المتوقع على المؤسسة
• رفع جودة تنظيم الفعاليات الحكومية.
• تحسين التخطيط المسبق وتوزيع المسؤوليات.
• رفع كفاءة استخدام الموارد والميزانيات.
• تحسين التنسيق بين الإدارات والموردين.
• تقليل الأخطاء والتأخير والمشكلات التشغيلية.
• تعزيز الجاهزية للمخاطر والمواقف الطارئة.
• تحسين تجربة المشاركين والضيوف.
• رفع جودة متابعة الموردين واستلام الخدمات.
• توحيد النماذج والإجراءات المستخدمة في الفعاليات.
• تحسين القدرة على قياس النتائج وتوثيق الدروس المستفادة.
• تعزيز الصورة المهنية للمؤسسة أمام المستفيدين والشركاء.

ثانياً - القيمة المضافة للمشارك

•  اكتساب منهجية عملية لتخطيط الفعاليات.
• تطوير القدرة على إعداد الخطط والجداول التشغيلية.
• تحسين مهارات إدارة المتطلبات اللوجستية.
• اكتساب أدوات عملية للتعامل مع الموردين.
• رفع القدرة على تنظيم يوم الفعالية.
• تحسين التعامل مع الضغط والتغييرات المفاجئة.
•  اكتساب مهارات تحديد المخاطر ووضع البدائل.
• تطوير القدرة على مراقبة الجودة وحل المشكلات.
•  تحسين مهارات تقييم الفعاليات وإعداد تقاريرها.
• امتلاك مجموعة نماذج قابلة للاستخدام المباشر.

• موظفو إدارات الفعاليات والمؤتمرات.
• موظفو العلاقات العامة والاتصال المؤسسي.
• موظفو المراسم والبروتوكول.
• موظفو الخدمات الإدارية والمساندة.
• موظفو المشتريات والعقود.
• منسقو البرامج والمبادرات.
• أعضاء فرق تنظيم الفعاليات.
• الموظفون المكلفون بالتنسيق مع الموردين والمتعهدين