تُعدّ المعلومات، بغض النظر عن كيفية إنتاجها أو جمعها، رصيدًا قيّمًا للمؤسسات اليوم، في حين تتزايد في الوقت نفسه متطلبات أرشفة المعلومات تعقيدًا. ويُمثّل إيجاد منهجية فعّالة لأرشفة المعلومات عبر جميع مراحل دورة حياتها - من إنشائها إلى إتلافها المُحدّد - تحديًا. وفي الوقت نفسه، تُعدّ الحاجة إلى وضع مثل هذه المنهجية الفعّالة ضرورية، لما لها من فوائد في خفض التكاليف وتحسين أداء المؤسسة. صُمّم هذا التدريب لتعليم المشاركين كيفية التعامل مع المستندات الورقية إلكترونيًا للتخلص من النسخ الورقية التي تشغل حيزًا كبيرًا وتستغرق وقتًا طويلًا.
- اكتساب المهارات الحديثة والعصرية في مجال الإدارة المكتبية
- التمكن من عملية التوثيق والأرشفة وحفظ الملفات إلكترونيا
- التمكن من إعداد المراسلات العامة والخاصة
- الاطلاع على الأرشفة الإلكترونية وأهمتها
- التمكن من إعداد تقارير العمل والتقنيات الكتابية
- الاطلاع على الطرق والأساليب الحديثة في حفظ الوثائق والملفات إلكترونيا
- الاطلاع على المواصفة الدولية المتعلقة في حفظ الوثائق والملفات والمخطوطات
مقدمة عن نظام إدارة المستندات الإلكترونية EDMS :
- ما هو وما هي فوائده؟
- مفاهيم ودوافع نظام إدارة المستندات الإلكترونية في الهندسة
- التحول الرقمي
- المكتب الرقمي
- سياسات وإجراءات إدارة المستندات
مكونات نظام إدارة المستندات الإلكترونية، والتقاط المستندات وتوزيعها وتصفحها:
- مسح المستندات ضوئيًا
- التعرف الضوئي على الأحرف ومعالجة الصور
- عرض توضيحي
- الفهرسة والأرشفة والاسترجاع
- التقاط المستندات
- التخطيط الاستراتيجي وإدارة خدمات السجلات والأرشيف
الاستراتيجية وفهم العناصر الأساسية:
- استراتيجية إدارة المستندات والسجلات
- حوكمة المعلومات
- فهم المصطلحات
- إدارة أصول المعلومات
- ISO 15489
- نظرة عامة على ISO 5489 الجزء 1 والجزء 2
- مقدمة عن إدارة المستندات والسجلات
نظام معالجة السجلات الورقية:
- شرح دور تنظيم المكاتب الورقية في إدارة السجلات.
- حدد الخيارات المتاحة في مسار الورق والبريد الإلكتروني.
- قيّم كفاءة نظام تخزين المعلومات والأرشفة الحالي في أقسامهم.
- صف أنظمة التصنيف والمراجع المتبادلة والفهرسة للتخزين الورقي.
اشرح أنظمة التصنيف والمراجع المتبادلة والفهرسة للتخزين الورقي. المفاهيم ومكونات الإعداد:
- أنظمة التصنيف
- البحث والاسترجاع
- الضوابط والأمان
- البيانات الوصفية والفهرسة
- دورة حياة المستندات والسجلات
- التقاط المستندات وتخزينها وإدارتها
- الحفظ والأرشفة
- العرض والتسليم
- التشريعات والمعايير واللوائح
- مصادر أخرى للمستندات
- معالجات النصوص/جداول البيانات
- النماذج
إدارة المستندات:
- التحكم في المستندات
- المراجعات/الإصدارات/السجلات
- سجلات التدقيق
- التقارير
- عرض توضيحي
- إدارة النماذج
- إنشاء النماذج
- تعبئة النماذج/البيانات وحفظها
توزيع المستندات:
- إدارة سير العمل
- التطبيقات
- الإنشاءات
- التتبع/الإغلاق
- عرض توضيحي
- البريد الإلكتروني
- المفاهيم
- عرض توضيحي
إنشاء المستندات:
- التنقل
- عارضات التطبيقات/العارضات المستقلة
- التعليقات/الملاحظات اللاصقة/التصحيحات/الخطوط
مديرو السجلات
مختصو مراقبة الوثائق
مختصو أمن المعلومات
مختصو أمن المعلومات
مراقبو الوثائق ومديروها
موظفو إدارة الوثائق والسجلات
مشرفو إدارة الوثائق